On-Site Management

ONGOING SUPPORT FOR TEMPORARY STAFF

On-Site Management

Functions | Services | Benefits

The number of required staff varies daily depending on the order situation. Especially at peak work times or shut downs, the permanent staff have to be supported and quickly extended through flexible personnel. Planning, coordination and personnel selection can be stressful and time-consuming. We actively support you so you can keep an overview and stay on top of things. A central on-site contact person is always available for you during your business hours. Through our innovative software solutions you can compile reports at any time. On-Site Management Dik On Site GmbH – that is how you build up a successful project.

We help to find and optimise unnecessary processes. We support you early on with staff planning and advise you in all matters to do with needs assessment without any additional costs for you. Together, we will create an organization plan by comparing the as-is state with the desired future situation. A realistic pre-planning saves time and unnecessary post-processing. Furthermore, we are glad to assist you with formulating job description and job specifications. This way, a suitable candidate or even a whole team may be found quickly.

We help with the selection of suitable suppliers by rating and comparing your requirements with their offers. We convey your specific processes and any special characteristics to the suppliers and thus, also standardises your processes. The recruitment agencies get frequent updates about the status of the employee selection to ease their workload.

We handle the controlled transfer of information within the project. Thus, people involved in the processes get their relevant information bundled, structured and situational. Furthermore, we are in constant dialogue with you and the suppliers during the choosing process. For individual questions and further inquiries, a designated contact person is available for you, at any time. We pass on all relevant and important information, to make sure that your candidate can begin his day on time and equipped with all the necessary tools.

Usually, external personnel have to be approved internally. We take care of the coordination of data maintenance, cost centre assignments, as well as obtaining the actual approvals and the transfer of information to the departments involved. Documentation, visitor site notifications, briefing applications and everything that makes your day-to-day business easier, is, of course, inclusive.

On their first day, we guide the new temporary workers through the obligatory administrations. On arrival, a contact person welcomes and accompanies the workers to their briefings, shares preliminary information and gives an overview over the project itself. Depending on the individual agreement with you, we drive the workers to their designated site, take care of the coordination of purchasing work clothes, locker allocation and explain the operations set-up. We’ll be pleased to accompany your new worker on his first day to ensure an ideal start. During the time of their employment we are always available for contact for temporary workers.

We are the direct contact for all questions concerning temporary work. We take care of time logging, sick notes, holiday coordination, absences and certificates of any kind. Furthermore, we inform all parties (customer and supplier) about changes of conditions during the project. We also guarantee constant availability during your office hours and, on demand, even longer depending on the project execution.

After the project ends, we assist you with the follow-up work. We inform all recruitment agencies, monitor the orderly return of work utensils and, if desired, take care of things like locker and tool return. A uniform assessment enables us to help you with a potential reselection for further projects. A concluding, standardised documentation is created as a matter of course and is accessible for you, at any time.

We have been working together with various suppliers, for years. Therefore, not only do you profit from our own experience, but also from our vast network which provides you with a wide selection of the best applicants. We take care of the preliminary talks and contractual arrangements and assist with the choosing of potential candidates and recruitment agencies. We advise you in questions of pricing models (e.g. equal pay) and are also available on site. Through us, you can communicate neutrally and transparent with the whole network. That means: More efficiency and less work for you! We optimise your purchases by combining different strategies. This way, you profit from favourable terms through our long-term relationships and cooperation with different companies. The time and effort you have to invest is kept at a minimum, because you always communicate via a contact person. Through our unique structure, you have the advantage of using not only our positive aspects of Single Sourcing, but also all benefits of the Dual Sourcing strategy. For you, that means: A capacity overrun at the supplier is hardly possible, because there are enough alternatives. Furthermore, you are secured through the network, should a supplier drop out.

Depending on your needs, we take care of various administrative tasks concerning suppliers. For example:
• supplier index entries
• monitoring compliance with your standards
• obtaining and filing employee lease agreements
• regular checks of clearance certificates
• regular examination on actuality of every permit of personnel leasing
• information about applied collective agreements
• assessment and documentation

We support you, as a new personnel service provider, by helping you to be included in the supplier index of our customers and explain specific requirements which our customers consider to be particularly important. As soon as you are incorporated you profit from every new customer order, while we guarantee absolute neutrality without bias or preference for any supplier. Through our web based tenders, requests will be sent out to our partners, and thus gives you the opportunity to put your candidates forward, at the same time as our other partners.

You get access to our time management so that you are always up to date about your appointed temporary employees. We show you individual time models and automated shift plans support you with compliance with the working hours act, and take care of absences like medical leaves or holiday to ensure a complete accounting. At the monthly closing, you get a full report of all verified times especially configured for you for further processing.

For the monthly statements you will receive a summary of the hours worked by all of your appointed employees after the confirmation of the clients, as well as individual cost previews for every client of yours. Of course, you can also rely on us being available for questions about time management during the month.

We take care of the central invoice in form of collective billing. We bundle all performance records of the suppliers and, broken down and clearly arranged, forward them to the client. Which data is paramount and which reports should be made available monthly will be defined with you individually and can, of course, be changed and adjusted at any time.

Due to a debt collection permit, we are allowed to handle the payment transactions on a trust basis. That means that you, as a client, only have to make one payment for all appointed employees. We forward the respective amount to all suppliers and ensure the uphold of the agreed conditions and payment terms.

By employing external personnel, extra workload for different departments arises in addition to the daily business. The administrative burden increases even more, when the employees have to be recruited from different personnel service providers. We take care of all administrative processes and always keep you up-to-date.

Due to the reduction of administrative processes in the individual departments and the standardization of processes in the personnel leasing, your overall costs are being noticeably reduced as well.

All processes are being documented and are available to you, at any time. Through our digital administration program, you can see the status of every new employee in real time. The evaluations can be designed to your specific requirements. The same applies to the bill which is clearly arranged and can be broken down according to your needs.

The longer we work together, the better we know you. Therefore, we can constantly help you to optimise and simplify your work processes around personnel leasing.

We don’t have a one-fits-all program, but concentrate on you and your business alone. Therefore, our solutions are tailor-made and directly developed for your needs and requirements. Your requests are our top priority.

We consider ourselves as coordinator between customer, supplier and temporary employees and therefore always have a central contact to sort out and discuss all problems or questions concerning personnel leasing directly on-site.



for personnel service provider: OSM 3.0

Durch unser AÜG Portal sind alle Vorgänge auf einen Blick erkennbar.
Individuell konfiguriert wird es für jedes OSM-Projekt zum unverzichtbaren Tool rund um den Personaleinsatz. Höchst flexibel passt es sich den Bedürfnissen jedes Kunden an. Dokumente, Genehmigungen und Einsatzverfolgungen sind jederzeit und überall zugänglich. Umfangreiche Auswertungen helfen für optimale Transparenz.
Workflow_DikOnSite
Verwendung für:
• Personal-Ausschreibungen – laufende Stellen immer im Blick!
• Personal-Bestellungen
• Vorsorge-Untersuchungen
• Monitoring von Mitarbeitereinsätzen
• Workflow mit Kundenzugang für interne Genehmigungen und optimale
Informationsweitergabe inklusive Einbindung aller Beteiligten, z.B.
Geschäftsleitung, Betriebsrat, Personalabteilung
Anfallende Personalvorgänge werden im AÜG Portal transparent abgebildet. Dazu werden Ihre komplexen Prozesse optimiert und digitalisiert. Jeder Personaleinsatz durchläuft automatisch den vorher von Ihnen festgelegten Workflow und gewährleistet somit eine fehlerfreie Verwaltung. Einzelne Vorgänge sind stets nachverfolgbar und Genehmigungsstufen können frei konfiguriert werden. Durch Generierung verschiedenster Dokumente und Einbindung dieser in den Prozess wird kein Arbeitsschritt mehr übersehen.
Formularmanagement_DikOnSite
Inklusive:
• Dokumenten- und Formularmanagement
• automatisierte Generierung von Überlassungsverträgen
• Mitarbeiterbewertungen
• Lieferantenmanagement
• unterschiedliche Zugriffsrechte und Rollenmanagement
• webbasierter Zugang weltweit möglich
• umfangreiche Reporting- und Berichtsfunktionen
• völlige Transparenz

Mit uns als registrierten Inkasso-Dienstleister wird der Abrechnungs-Aufwand in Ihrem OSM-Projekt erheblich erleichtert. Eine Sammelrechnung pro Kunde schafft eine deutliche Optimierung in der Rechnungsprüfung.
In Form einer Sammelrechnung übernehmen wir die zentrale Rechnungsstellung. Wir bündeln alle Leistungsnachweise der Lieferanten und leiten diese aufgeschlüsselt und übersichtlich an Ihren Kunden weiter. Welche Daten dabei vordergründig sind und welche Berichte monatlich zur Verfügung gestellt werden, legen Sie individuell mit uns fest. Dies kann selbstverständlich auch jederzeit verändert werden.
Zahlungslauf:
Durch eine Inkassoerlaubnis sind wir befugt, die treuhänderische Abwicklung der Zahlungen zu übernehmen. Für Ihren Kunde bedeutet das, nur eine Zahlung für alle eingesetzten Zeitarbeitnehmer zu tätigen. Wir leiten nach Zahlungseingang den jeweiligen Betrag an alle Lieferanten weiter und stellen dabei vereinbarte Konditionen und Zahlungsziele sicher.Inkasso_DikOnSite
Leistungen im Überblick:
• Monatsübersicht und Kostenvorschau für jeden Personaldienstleister
• Überprüfung der Leistungsnachweise der Personaldienstleister
• Bündelung der Leistungsnachweise
• Erstellung einer Sammelrechnung für Ihren Kunden
• Geldeingangsüberwachung und Auszahlung an Personallieferanten
• Sicherstellung von Zahlungszielen
• Überprüfung der Einhaltung vereinbarter Konditionen

Die elektronische Zeiterfassung der Dik On Site GmbH bietet Ihnen einen schnellen Zugriff auf die Arbeitszeiten der eingesetzten Mitarbeiter, wodurch die Transparenz erhöht und der Verwaltungsaufwand reduziert wird.
Befinden sich mehrere Hundert Arbeiter im Einsatz, so ist ein schneller Zugriff auf die Arbeitszeiten der Mitarbeiter besonders wichtig. Altmodische Stundenzettel stellen nur eine Belastung und unnötigen Verwaltungsaufwand dar, während zugleich eine aktuelle Anwesenheitsübersicht der Arbeiter dennoch fehlt. Bis zur Abgabe der Stundenzettel fehlt somit ein aktueller Überblick, an welchen Tagen der Mitarbeiter anwesend, krank oder im Urlaub war. Die elektronische Zeiterfassung stellt somit für den Arbeiter als auch für den Sachbearbeiter eine enorme Entlastung dar.
Stundenfreigabe
Stundenfreigabe durch Kundenzugang
Die Dik On Site GmbH ist für die korrekte Pflege und Übermittlung der Arbeitsstunden zuständig. Anschließend werden die geleisteten Stunden der Arbeiter vom Kunden freigegeben. Der Kunde meldet sich mit den persönlichen Zugangsdaten im System an und erhält eine Auswertung der Arbeitsstunden aufgeschlüsselt nach Datum, Bearbeiter, Kostenstelle sowie Abteilung. Nach Überprüfung der Arbeitsstunden kann der Kunde die Stunden genehmigen, ablehnen oder auch Änderungen vornehmen. Dies führt einerseits zum Ersatz der Papierbürokratie, andererseits beschleunigt es die Stundenfreigabe- und überprüfung um ein Vielfaches.
Einzelprotokoll
Umfangreiche Auswertungen der Stunden
Neben der detaillierten Aufschlüsselung nach Kostenstelle, Abteilung etc. kann man Stundenpläne entsprechend anpassen und auswerten. Hierbei kann man Schichtmodelle festlegen, verschiedene Zeitmodelle erstellen oder auch die minutengenaue bzw. gerundete Abrechnung der Arbeitszeit vorgeben. Je nach Kundenwunsch kann man beinahe alles manuell einstellen und an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Das altmodische Aufschreiben der Stunden entfällt dadurch für den Arbeiter während zugleich die Personalabteilung nicht mehr mit Stundenzetteln überhäuft wird.
Terminals
Mit Hilfe von Erfassungsterminals wird das automatische Erfassen der Arbeitszeiten des Personals ermöglicht. Die Mitarbeiter stempeln beim Kommen ein und beim Gehen wieder aus. Die Stempelzeiten werden sofort im System registriert und sind auch auf Anhieb abrufbereit. Je nach Kundenwunsch kann zwischen stationären und mobilen Erfassungsterminals gewählt werden. Stationäre Erfassungsterminals werden direkt ins lokale Netzwerk eingebunden (TCP/IP), während die mobilen Terminals an jedem beliebigen Ort flexibel über GSM eingesetzt werden können (z.B. auf externen Baustellen).
Zeiterfassung_vorteile

coming soon!!!

coming soon!!!

Das workflowbasierte AÜGportal hilft einem Industriekonzern bei der Koordination und Genehmigungsüberwachung von temporärem Personal.
Ausgangssituation/Problemstellung
Bei der Einstellung von neuen Arbeitern musste das Zusammenspiel zwischen Werkschutz, Betriebsrat, Personalabteilung und Geschäftsleitung reibungslos funktionieren. Öfters kam es vor (z.B. bei Abstellungen), dass bis zu hundert Arbeiter an einem Tag im Industriepark zur Verfügung stehen sollten. Der Genehmigungs- und Verwaltungsaufwand dabei war enorm und musste innerhalb weniger Tage durchgeführt werden. Dabei war es wichtig, bei spontanem Personalausfall rasch reagieren zu können und einen Überblick über die tatsächlich eingesetzten Arbeiter zu behalten.CWA
Der Kunde nutzte dazu Excel-Listen, in denen alle Informationen der Arbeiter eingegeben werden mussten. Dabei kam es auch vor, dass manche Arbeiter bereits öfters im Industriepark an vergangenen Projekten teilgenommen hatten. Um den Verwaltungsaufwand so niedrig wie möglich zu halten, wurden die Daten der Mitarbeiter neu eingepflegt, da eine Suche in alten Excel-Dateien meist mehr Zeit in Anspruch nahm als eine Neueingabe. Darüber hinaus fielen oftmals auch Arbeiter kurzfristig aus und wurden durch andere ersetzt. Dies führte zu einer Vielzahl an Excel-Listen bis schließlich kein Überblick mehr gegeben war.
Der Werkschutz benötigte für jeden neuen Mitarbeiter von verschiedenen Abteilungen ein ausgefülltes Dokument mit Unterschrift um die Genehmigung zu bestätigen. Das Formular wurde dabei von einer Abteilung unterschrieben und zur anderen gefaxt. Da die Genehmigungen teilweise auch parallel abliefen, wussten die Zuständigen oft nicht, an welcher Stelle sich das Dokument aktuell befindet. So musste man zusätzlich per Telefon und E-Mail ständig den aktuellen Status, der sich stündlich ändern konnte, einfordern. Um zukünftige Projekte effizienter abwickeln zu können, hatte der Kunde den Wunsch, dieses altmodische Verfahren durch ein transparenteres, effektiveres System zu ersetzten.
Ziel: Eine benutzerfreundliche Oberfläche gestalten, bei welcher man jederzeit den aktuellen Status von jedem einzelnen Arbeiter überprüfen kann.
LösungCWA
Gemeinsam mit dem Kunden wurde ein individuelles Konzept entwickelt, um den Verwaltungsaufwand bei zukünftigen Personaleinsätzen zu beschleunigen, den Genehmigungsaufwand zu reduzieren und den gesamten Prozess übersichtlicher darzustellen. Die bisher verwendeten Excel-Listen und Formularvorlagen wurden durch unser AÜG-Portal ersetzt, das den Bedarfsträgern jederzeit den aktuellen Status des Fremdpersonals anzeigt.Das umständliche Faxen der Dokumente wurde durch elektronische Unterschriften ersetzt, während der Antrag nun per Mausklick an die nächste Genehmigungsstelle weitergeleitet wird. Nach erfolgter Genehmigung /Verlängerung werden die Prozessbeteiligten (z.B. Werkzeugausgabe, Spind Vergabestelle, Werkschutz und Anlagensicherheit) automatisiert per E-Mail benachrichtigt und die vom System ausgefertigten Formulare als PDF an diese Stellen übersendet.
Nach Beendigung des Einsatzes werden wieder alle Prozessbeteiligten durch das System informiert. Somit können diese ihre abteilungsspezifischen Arbeitsaufträge (wie die Rückgabe der Arbeitskleidung, des Werksausweises usw.) einleiten und die Bewertung des Mitarbeiters durchführen.
War ein Mitarbeiter bereits in der Vergangenheit an einem Projekt im Industriepark beteiligt, so sind seine Daten im System gespeichert. Damit geht eine deutliche Reduzierung des Arbeitsaufwandes und eine massive Steigerung der Transparenz einher. Somit kann die Einhaltung der Compliance-Rechtlinien gewährleistet werden.
Zusätzlich wurden Reporting-Funktionen implementiert, die dem Geschäftsleiter, dem Betriebsrat und der Personalabteilung grafische als auch tabellarische Auswertungen anzeigen. Dies hilft z.B. bei der Analyse der Kapazitätsauslastung sowie bei der Generierung von Planstellen.
Vorteile2

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